W świetle przepisów ustawy o rachunkowości przez określenie kierownika jednostki należy rozumieć osobę lub organ wieloosobowy.
Może to być zarząd, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności, uprawniony jest do zarządzania daną jednostką, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez daną jednostkę.
Zadania kierownika jednostki
Ustawa o rachunkowości stanowi, że kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustaw. Niezależnie od tak ogólnego sformułowania odpowiedzialności, ustawa szczegółowo wymienia zadania, za które odpowiedzialny jest kierownik jednostki. W szczególności dotyczy to niżej wymienionych ustaleń.
Ustala w formie pisemnej dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i jej aktualizacje w szczególności dotyczące:
- określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
- metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru.
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.
- Określa sposób postępowania w sytuacji, kiedy operację gospodarczą dokumentuje więcej niż jeden dowód. Kierownik precyzuje, który dowód będzie podstawą do dokonania zapisów;
- Jeśli księgi rachunkowe prowadzone są poza siedzibą jednostki, kierownik ma obowiązek powiadomić odpowiedni urząd skarbowy w ciągu 15 dni od ich wydania oraz zapewnić dostępność ksiąg wraz z dowodami księgowymi na potrzeby kontroli lub nadzoru;
- Jest zobowiązany w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego do opracowania rocznego sprawozdania finansowego;
- Kierownik, który ma obowiązek poddać się badaniu sprawozdania finansowego, zawiera z podmiotem uprawnionym do badania tego sprawozdania umowę o badanie lub przegląd w terminie umożliwiającym jego udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych;
- Jest zobowiązany do udostępniania biegłemu rewidentowi prowadzącemu badanie, ksiąg rachunkowych, dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów oraz wszelkich innych dokumentów; ;
- Składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, opinie biegłego rewidenta, odpis uchwały, postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego w ciągu 15 dni;
- Powiadamia właściwy sąd, organ prowadzący rejestr, ewidencję działalności gospodarczej, urząd skarbowy o miejscu przechowywania zbiorów jednostek, które zostały zlikwidowane
Odpowiedzialność kierownika jednostki
Obowiązków kierownika jednostki związanych z prowadzeniem rachunkowości jest wiele. Za ich niewykonanie grożą określone sankcje.
W przypadku nie wykonywaniu obowiązków wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości, kierownik może ponieść odpowiedzialność karną zagrożoną sankcją, karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat dwóch.
Zgodnie z art. 77 uor karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do 2 lat podlega osoba, która:
- nie prowadzi ksiąg rachunkowych, prowadzi je niezgodnie z przepisami uor lub podaje w nich nierzetelne dane;
- nie sporządza sprawozdań finansowych, sporządza je niezgodnie z przepisami uor lub podaje w nich nierzetelne dane.
Z kolei na podstawie art. 79 ustawy osoba, która:
- nie poddaje rocznego sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta;
- nie udziela biegłemu rewidentowi informacji, wyjaśnień, oświadczeń (lub udziela niezgodne ze stanem faktycznym informacje, wyjaśnienia, oświadczenia) albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków;
- nie składa rocznego sprawozdania finansowego do ogłoszenia;
- nie składa rocznego sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności jednostki we właściwym rejestrze sądowym;
- nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów wspólnikom czy akcjonariuszom
– podlega karze grzywny albo ograniczenia wolności.
Jeżeli określone obowiązki z zakresu prowadzenia rachunkowości jednostki zostaną powierzone innej osobie, kierownik tej jednostki ponosi odpowiedzialność z tytułu nadzoru, z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury.
Kary odpowiadające poszczególnym czynom zabronionym według ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (tekst jedn.: Dz.U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 ze zm., dalej: kks) (kary maksymalne w stawkach dziennych):
- Nieprowadzenie ksiąg rachunkowych – do 240.
- Nieprzechowywanie ksiąg rachunkowych w wymaganym miejscu – do 240.
- Nierzetelne prowadzenie ksiąg – do 240.
- Niewystawianie faktur lub rachunków za wykonanie świadczenia, wystawianie tych dokumentów w sposób wadliwy albo odmawianie ich wydania – do 180.
- Wystawianie faktur i rachunków w sposób nierzetelny, a także posługiwanie się takimi dokumentami – do 240.
- Nieprzechowywanie wystawionych i otrzymanych faktur lub rachunków – do 180.
- Dokonywanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej bądź niewydawanie dokumentów z kasy rejestrującej, stwierdzających dokonanie sprzedaży – do 180.